Étapes d'une mise en conformité au RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD), relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, est venu consolider et uniformiser leur protection au sein de l'Union Européenne.

Deux fils directeurs se dégagent de ce règlement :

• le renforcement de la protection des personnes concernées par un traitement de leurs données à caractère personnel ;
• et la responsabilité des organismes traitant ce type de données.

Dans son article 5-2, le RGPD consacre le principe d’accountability. Ce principe désigne :

L'obligation pour les entreprises de mettre en œuvre des mécanismes et des procédures internes permettant de démontrer le respect des règles relatives à la protection des données.

Les entreprises sont ainsi tenues de :

• s’interroger sur la conformité du traitement des données personnelles ;
• pouvoir la prouver si besoin.

Une mise en conformité au RGPD s’impose à de nombreux acteurs intervenant dans le cadre d'un traitement de données à caractère personnel. Ce n’est pas uniquement une contrainte technique ou juridique, c’est également l’occasion de faire le point pour l’organisme concerné. Son importance est indiscutable.

La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) identifie quatre principales étapes à mener afin d’entamer et de maintenir sur le long terme sa mise en conformité avec les règles en vigueur en matière de protection des données.

Étape 1 : Établir un registre des activités de traitement

L’article 30 du RGPD impose à l’organisme traitant des données à caractère personnel de tenir un registre listant l’ensemble de ces traitements. Cette obligation concerne tous les organismes, publics comme privés et quelle que soit leur taille. C’est en quelque sorte un état des lieux.

Ce registre des activités de traitement va recenser et analyser l’ensemble des données personnelles traitées au sein d’une structure. 

De manière générale, il permet d’identifier avec précision :

• les acteurs intervenant dans le traitement des données ;
• les catégories de données traitées ;
• qui a accès aux données ;
• les finalités de la collecte ;
• la durée de conservation de ces données
• et leur protection.

En cas de contrôle, il permet de démontrer la conformité d’un organisme au RGPD.

Celui-ci est tenu par le responsable de traitement ou bien les sous-traitants eux-mêmes. Il doit être mis à jour de façon régulière, en fonction des évolutions.

Notez que sa tenue peut également être confiée au délégué à la protection des données s’il l’organisme en question le souhaite. 

Étape 2 : Faire le tri dans ses données 

Chaque création de fiche est l’occasion de faire le tri dans les données de l’organisme et de supprimer toutes les informations inutiles, notamment en vérifiant différents points :

1. Les données traitées sont-elles nécessaires à l’activité exercée ? 
2. Certaines données traitées sont-elles sensibles ? Si c’est le cas, l’organisme dispose-t-il des autorisations nécessaires pour traiter ces données ? ;
3. Quelle est la durée de conservation de ces données ? Ne sont-elles pas conservées plus longtemps que nécessaire ? 
4. Est-ce que seules les personnes habilitées ont accès à celles-ci ?

La CNIL définit les données sensibles comme :

Des informations qui révèlent la prétendue origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.

Le RGPD interdit la collecte ou le traitement de ces données sensibles, sauf exceptions.

Étape 3 : Respecter les droits des personnes

Il est impératif de faire preuve de transparence. Dès lors que les données personnelles d’un individu sont recueillies, il est important d’informer la personne concernée des conditions d’utilisation de ses données et également de ses droits. L’organisme peut lui indiquer ses coordonnées, les finalités de cette collecte de données, ou encore qui sont les personnes qui auront accès à celles-ci. Ces informations figurent généralement dans la politique de confidentialité de l'organisme.

Les personnes dont les données sont collectées doivent pouvoir exercer facilement et simplement leurs droits. Elles disposent notamment d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition ou encore à la portabilité. 

Le nombre de plaintes reçues par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) ne fait qu’augmenter d’année en année. En 2018, les plaintes déposées concernaient essentiellement l’absence de réponse de la part des organismes ou l’absence de procédure en ligne pour exercer ces droits.

Étape 4 : Sécuriser ces données

Le principe de sécurisation des données personnelles est consacré par l’article 32-1 du RGPD. 

L’organisme concerné doit prendre toutes les mesures nécessaires afin de sécuriser les données en sa possession. L’objectif étant principalement de réduire le risque de perte ou bien de piratage. Le type de mesure à mettre en place dépend de la situation et de la catégorie des données en jeu. 

En cas de faille dans sa sécurité, les conséquences peuvent être catastrophiques, ce tant pour son image que pour les personnes qui lui ont confié des données personnelles.